Steeds meer bedrijven letten op duurzaamheid en zijn bezig met digitaliseren. Een positieve trend die zorgt dat er steeds minder geprint hoeft te worden. Ondanks deze trend blijft een zakelijke printer op kantoor essentieel.
We zien dat er tussen bedrijven of afdelingen binnen bedrijven grote variatie in afdrukvolumes bestaan. Dat maakt de keuze van een juiste kantoorprinter moeilijker dan het op het eerste gezicht lijkt. Je moet bij de keuze voor een zakelijke printer onder andere rekening houden met de afdrukvolumes binnen het bedrijf of per afdeling, de noodzaak om in kleur of alleen zwart-wit te printen, de optie om te kunnen scannen en/of kopiëren en het wel of niet kunnen afdrukken op afstand.
Waar moet je op letten bij de keuze voor een zakelijke printer?
De wensen en behoeften per bedrijf en afdeling kunnen verschillend zijn bij de keuze van een zakelijke printer. Het is daarom belangrijk alle wensen en behoeften van collega’s in kaart te brengen. Houd naast de standaard wensen voor printen zoals afdrukvolume, snelheid, kleur of zwart-wit en papierformaat ook rekening met de volgende vragen bij de keuze van een printer:
- Voldoet de printer die ik nu kies over 3 of 4 vier jaar nog steeds?
- Is de printer eenvoudig te bedienen? Dit verhoogt de productiviteit van medewerkers enorm.
- Is de printer uitgerust met de laatste veiligheidseisen die data-lekken voorkomen?
- Wat zijn de duurzaamheidsdoelstellingen van het bedrijf en welke printers voldoen hieraan? Bijvoorbeeld tonerverbruik, dubbelzijdig printen en energiebesparing
Het is verstandig deze vragen eerst te beantwoorden, voordat je verder gaat met het kiezen van de juiste zakelijke printer.
Populaire printers voor verschillende bedrijfsgroottes
De grootte van een bedrijf blijkt een belangrijke factor in de wensen en eisen die aan printers worden gesteld. Wij zetten daarom graag voor de volgende bedrijfsgroottes een aantal populaire zakelijke printers op een rij:
- Zakelijke printers voor kleine bedrijven
- Kantoorprinters voor MKB
- Multifunctionele printers voor grote bedrijven
1. Zakelijke printers voor kleine bedrijven
Veel kleine bedrijven denken dat een zakelijke printer enkel maar hoeft te printen. Toch is het belangrijk om te kijken welke documenten moeten worden geprint en of kopiëren en scannen op de lange termijn handige opties zijn om over te beschikken. Daarnaast is het heel belangrijk om een veilige printer te kopen die data-lekken bij printers voorkomt. En natuurlijk is het belangrijk om bij de keuze van een printer te kijken naar het benodigde afdrukvolume, of alleen in zwart-wit printen volstaat of dat in kleur printen nieuwe mogelijkheden kan bieden voor de manier van werken.
2. Kantoorprinters voor het MKB
Kantoorprinters voor het midden- en kleinbedrijf hebben vaak een hogere afdruksnelheid nodig. Denk aan minimaal 30 pagina’s per minuut. Er wordt over het algemeen meer geprint er dient ook goed gekeken te worden naar de afdrukvolumes per afdeling. Mogelijk zijn daarom verschillende printers nodig voor iedere afdeling. Je kan ook kiezen voor zakelijke printers die meegroeien met je bedrijf. Steeds meer MKB-bedrijven kiezen hiervoor. Bij deze schaalbare printers kan je makkelijk functies kiezen die je wel of niet nodig hebt. Als je merkt dat afdrukvolumes stijgen of medewerkers meer vanuit de cloud willen gaan printen kan je deze opties makkelijk koppelen.
3. Multifunctionele printers voor grote bedrijven
De overheid stelt steeds meer eisen aan privacy en veiligheid. Het is voor grote bedrijven daarom zeer belangrijk dat een printer veilig is. Daarnaast wil je graag zo snel mogelijk jouw documenten, facturen en spreadsheets printen. Je wilt niet moeten wachten totdat een collega klaar is met printen. Bij de keuze van een zakelijke printer voor grote bedrijven of bedrijven met hoge afdrukvolumes is het daarom belangrijk dat een printer over verschillende functies beschikt voor het zo efficiënt mogelijk printen. Denk hierbij aan printen vanaf je mobiel, het netwerk of vanuit de cloud. Moet je veel documenten scannen of kopiëren? Bijvoorbeeld voor het digitaliseren van dossiers? Dan is het fijn dat je volledige dossiers in één kopieerlade kan leggen en dat het automatisch allemaal naar je e-mail of een bepaalde map op je computer wordt gestuurd.
Persoonlijk advies
Wil jij naar aanleiding van dit artikel meer weten over de keuze van een zakelijke printer? Neem dan contact met ons op via 077 – 87 00 090. Onze specialisten staan je graag te woord. Doordat Scando Nederland een officiële dealer van zowel Ricoh als Konica Minolta is kunnen we je altijd helpen in je zoektocht naar de juiste printer(s) voor jouw bedrijf of afdeling.
This article was first published on Werktrends.
