Documenten digitaliseren en de inzet van een document beheer systeem levert tijdwinst. Maar daarnaast ook lagere kosten en betere dienstverlening naar klanten en partners op. Daarom geven we je graag 4 tips voor digitaal document beheer.
4 tips voor digitaal document beheer
1. Maak een inventarisatie van de processen
Start met een inventarisatie. Welke afdelingen zijn er in je organisatie? Met welke processen hebben zij te maken? Zet alle processen op een rij. Onderzoek ook hoe de informatielogistiek is georganiseerd. Kijk hierbij naar de processen van end to end. Uit hoeveel en welke stappen bestaat het proces? Welke afdelingen spelen hierin een rol? Waar komt de informatie binnen? Waar wordt het opgeslagen? En vanuit welke systemen of applicaties werken de medewerkers?
2. Bepaal de knelpunten, impact en urgentie
Onderzoek vervolgens waar het knelt in de processen. Bestaat het proces misschien uit wel heel veel stappen? Kosten bepaalde handelingen erg veel tijd? Waar zie je omslachtige handelingen? Bepaal welke impact deze knelpunten hebben op klanten, leveranciers en medewerkers. In hoeverre tast het leveranciersrelaties en de klant- of medewerkerstevredenheid aan? Kortom: hoe urgent is het om een bepaald proces te optimaliseren? Zet alles eens op een rij en maak een prioriteitenlijst.
3. Kies een deelproces en maak een toekomstige procesflow
Nu je weet welke processen gebaat zijn bij een optimalisatieslag, is het tijd om een proces te kiezen dat je als eerst wilt digitaliseren. Doe dit op basis van je prioriteitenlijst. Kies niet meteen het meest complexe proces. Start liever met een deelproces. Zo raken jij en je medewerkers vertrouwd met de nieuwe (cloud)software én nieuwe manier van werken. Je doet kennis en ervaring op en ziet snel resultaat. Medewerkers raken sneller enthousiast dankzij de snelle implementatietijd, proces- en kostenbesparing. Zij zien en ervaren de voordelen in hun dagelijks werk. Zo creëer je draagvlak binnen je organisatie, ook voor verdere digitaliseringsstappen.
Maak voor het gekozen deelproces een toekomstige workflow. Doorloop het proces stap voor stap en breng het van begin tot eind in kaart. Je ziet nu nog beter welke stappen overbodig zijn of misschien wel dubbel worden uitgevoerd. Deze stappen kun je schrappen in je nieuwe procesflow. Tegelijk bepaal je welke stappen je gaat automatiseren. Ook bepaal je hoe je het proces precies digitaal wilt gaan inrichten.
4. Werk agile: maak een backlog en definieer sprints
Vervolgens is het zaak om door te pakken en continuïteit te creëren. Een agile aanpak ondersteunt hierbij. Maak een backlog van de processen die je wilt digitaliseren. Dit is een taken- of wensenlijst met daarop de acties die nodig zijn voor de implementatie. Definieer vervolgens de sprints. In elke sprint – die bijvoorbeeld 4 weken duurt – implementeer je een deel van de processen die je wilt digitaliseren. Prik regelmatig een moment waarin je kort de resultaten tot dan toe presenteert aan betrokken collega’s. Zo zien zij dat het werkt en succesvol is. Sluit vervolgens in elke sprint een nieuw deelproces aan op de digitale informatielogistiek.
Het voordeel van een agile aanpak is dat je de implementatie behapbaar maakt. Je houdt overzicht en werkt effectiever.
Op weg naar een digitale informatielogistiek
Zo bouw je stap voor stap aan een volledig digitale informatielogistiek. Medewerkers hebben altijd en overal toegang tot de juiste documenten. Zij werken hierdoor efficiënter, vanuit één centraal systeem. Uiteraard is de privacy en security hierbij geborgd, dankzij verregaande mogelijkheden voor autorisatie. Documenten zijn na verloop van tijd eenvoudig weer terug te vinden. Zo houd je uiteindelijk meer grip op je processen, bespaar je kosten en houd je meer tijd over. Het belangrijkste: je verstevigt de leveranciers- en klantrelaties en tilt de medewerkerstevredenheid naar een hoger niveau.
Meer informatie over digitaliseren
Wil je meer weten over digitaal document beheer? Onze specialisten helpen je graag om dit zo optimaal mogelijk in te richten binnen jouw organisatie.
