Het leek altijd onvermijdelijk: papierloos werken. In korte tijd zou de digitale transformatie naar digitaal document beheer, papier overbodig maken. Het is er nooit écht van gekomen. Hoe komt dat? Is een paperless office een utopie?
Verschuiving in trends
Terug naar het begin van deze eeuw. In die tijd was digitale informatie-uitwisseling nog niet zo eenvoudig. Neem factuurverwerking. 90% van de facturatie gebeurde destijds nog op papier. Organisaties handelden slechts 10% van de facturen digitaal af. Tegenwoordig is die verdeling heel anders. Gemiddeld factureren organisaties in 60 tot 80% van de gevallen digitaal. Nog steeds ontvangen organisaties 20 tot 40% van alle facturen per post.
Sowieso printen veel organisaties digitale facturen alsnog voor verdere verwerking. Het gaat dan bijvoorbeeld om facturen die je als pdf in een mail ontvangt. Om deze in te voeren in het financieel systeem, gaat de geprinte factuur eerst voor goedkeuring naar de budgethouders.
Rechtsgeldige handtekening, óók digitaal
De manier waarop we informatie uitwisselen verandert. Toch gebeurt nog lang niet alles digitaal. Bijvoorbeeld accordering van documenten. Denk aan contracten met leveranciers of klanten, offertes en leaseovereenkomsten. Zulke documenten printen we vaak en gaan dan langs twee partijen voor een handtekening. Medewerkers kopiëren de documenten ook verschillende keren, zodat de betreffende afdeling sneller bij de stukken kan. Omslachtig, zeker als je bedenkt dat er oplossingen bestaan om digitaal een rechtsgeldige handtekening te zetten. Voeg daar een oplossing voor digitaal document beheer aan toe en je verkort de doorlooptijd aanzienlijk. En je hebt direct alle contracten, offertes en overeenkomsten digitaal opgeslagen.
Papier op kantoor
Gaat het om e-mail, dan zien we wél een maximale verschuiving. Was 20 jaar geleden papier de standaard, nu mailen we elkaar. Wat dat betreft gaat alles volledig paperless. Hoewel we e-mails ook vaak printen om mee te nemen naar vergaderingen of klantbezoeken. Soms willen we gewoon iets lezen van papier. Kijk eens naar een willekeurig bureau. Daar ligt ongetwijfeld papier. In de vorm van werkdocumenten, aantekeningen, notulen en geprinte e-mails.
Een tijdelijke verschijningsvorm
De hoeveelheid papier op bureaus verschilt per organisatie. Waar de één al ver is met papierloos werken, is de ander nog behoorlijk papier georiënteerd. Het grote verschil met twintig jaar geleden? De geprinte documenten gooien we na gebruik direct weer weg. Papier op kantoor transformeerde van onmisbaar communicatiemiddel naar een tijdelijke verschijningsvorm. Een uitzondering hierop zijn uiteraard documenten die je van rechtswege bewaart in een fysiek archief.
Fysiek archief digitaliseren
Een fysiek archief kun je overigens eenvoudig digitaliseren met document management software. Veel organisaties hebben een enorm archief, met dossiers die je ook digitaal mag bewaren. Het archief neemt kostbare ruimte in. Een dossier terugvinden kost veel tijd. Ook hier biedt digitaal document beheer uitkomst, dankzij de archieffunctie. Na scannen sla je papieren dossiers automatisch op de juiste plek op. Het archief is veilig en snel doorzoekbaar en medewerkers hebben altijd snel hun informatie bij de hand.
Kwaliteitsverbetering en opbrengst verhogen
Snel de juiste informatie bij de hand hebben is cruciaal. Bijvoorbeeld als er een aanvraag van een klant binnenkomt. Je wilt zo snel mogelijk antwoorden en de juiste informatie geven. Zo verras je de klant met een snelle respons en opvolging. Klanten verwachten dit ook. Digitalisering binnen document management biedt dus kansen om processen te stroomlijnen, doorlooptijden te verkorten, de klanttevredenheid te verhogen én opbrengsten te verhogen.
Papierloos werken?
In twintig jaar tijd is er veel veranderd, tegelijk zijn er nog belangrijke stappen te zetten. Of het papierloze kantoor een utopie is? Waarschijnlijk wel. Papier blijft onmisbaar en dat is prima. Kijk wel naar welke kansen digitalisering jouw organisatie biedt. Organisaties die verder zijn met digitalisering werken efficiënter en effectiever. Werkprocessen verlopen sneller, omdat je minder fouten maakt en het werkproces beter volgt. Er gaat ook vrijwel geen tijd verloren aan documenten zoeken, omdat je deze snel vindt in het digitaal archief. Je hebt verder meer controle over de processen. Dit maakt betere sturing binnen de organisatie mogelijk.
Aan de slag
Wil jij zoveel mogelijk papierloos werken? En ben je nieuwsgierig met welke oplossingen Scando je kan helpen om dit te realiseren? Neem dan even contact met ons op. Een van onze specialisten informeert je graag over de mogelijkheden.
