Elke organisatie heeft ermee te maken: documenten die ondertekend moeten worden. Zoals contracten met klanten, leveranciers en medewerkers. Je wilt dat dit vlot én goed gebeurt. Toch zijn de doorlooptijden vaak lang, omdat het document veelal fysiek wordt ondertekend. Een digitale handtekening biedt uitkomst, maar wanneer is die rechtsgeldig? We vertellen je graag meer over de aandachtspunten én kansen.
Belangrijke documenten waarvoor een handtekening nodig is (zoals contracten), printen we vaak en sturen we fysiek op. Het nadeel is de doorlooptijd. Gemiddeld duurt het zo’n 2 weken voordat je het document terug hebt en de verwerking in gang kunt zetten.
Is een digitale handtekening rechtsgeldig?
Hoe zou het zijn als dit véél sneller kan, met minder handmatig werk? Een digitale handtekening is een goede eerste stap. Vaak vragen organisaties ons dan of dat wel rechtsgeldig is. In het geval van geschillen wil je bij de rechter immers aan kunnen tonen dat de handtekening echt is én aan iemand toebehoort.
Natte handtekening goed te analyseren
Bij een ‘natte’ handtekening kan dat via o.a. analyse van biometrische gegevens. Hoe hard is er met de pen op het papier gedrukt? Hoe groot is de afstand tussen de letters? Hoe dik of dun zijn de lijnen?
Drie soorten digitale handtekening
Bij een digitale handtekening ligt dat iets anders. Daarbij is het goed om te weten dat we drie soorten digitale handtekeningen onderscheiden.
1. Gescand: rechtsgeldig maar (eenvoudig) te vervalsen
Dit is een gescande handtekening of een handtekening waar een afbeelding van is gemaakt. Deze variant is rechtsgeldig, toch is het riskant als je in de situatie komt waarbij je moet aantonen dat de handtekening echt van iemand is.
Deze handtekening is namelijk eenvoudig te vervalsen. Iedereen kan immers een plaatje maken van de handtekening van een ander (bijvoorbeeld vanuit een ander document) en dit in een document plakken.
2. Geavanceerd: rechtsgeldig en zeer betrouwbaar
Hier koppelt een algoritme een unieke code aan de digitale handtekening, waarmee je de ondertekenaar kunt identificeren. O.a. de naam, de locatie, het operating system dat je gebruikte en het tijdstip van ondertekenen worden geregistreerd. Software registreert ook biometrische gegevens: hoe hard druk je de muis bijvoorbeeld in om de handtekening te zetten?
Deze handtekening is zeer betrouwbaar. Bijkomend voordeel: na ondertekenen kun je het document niet meer aanpassen. Doe je dit wel, dan is dat zichtbaar.
3. Gekwalificeerd: rechtsgeldig en zeer betrouwbaar, met certificaat van echtheid
Deze handtekening wordt gefaciliteerd door een daartoe geaccrediteerd bedrijf. Het is een geavanceerde handtekening met daarbij een certificaat van echtheid. De handtekening is dan gecheckt én beveiligd via dit certificaat.
Ook hier worden biometrische gegevens en informatie van de ondertekenaar geregistreerd, net als bij de geavanceerde handtekening. Ook kun je het document na ondertekenen niet meer wijzigen. Doe je dit wel? Dan is dit zichtbaar en is het certificaat niet meer geldig.
Een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening is dus aan te raden. Je kunt dan aantonen dat de handtekening rechtsgeldig is. Bovendien versnelt het de doorlooptijd van de ondertekening enorm: de ontvanger heeft het document direct in zijn inbox.
Integratie met documentmanagementsysteem
Software voor een geavanceerde of gekwalificeerde digitale handtekening is een opzichzelfstaande oplossing. Ons advies is om daarbij te kijken naar integratie met een documentmanagementsysteem. Want een digitale handtekening is één, grip houden op de verdere verwerking van het document daarna is twee.
Vrijblijvend advies: laat je inspireren
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op voor meer informatie. Onze specialisten geven je graag advies.
