Thuiswerken blijft populair onder medewerkers. Maar we willen ook meer verbinding en dus meer voldoening ondervinden bij hybride werken. Anders gezegd: we willen effectief thuiswerken, maar tegelijkertijd meer met collega’s samenwerken. Zowel thuis als op kantoor. Hier zit voor veel organisaties een uitdaging.
Veel organisaties zijn al goed ingericht op hybride werken, bijvoorbeeld met een thuis-kantoorverdeling en een thuiswerkvergoeding. In dit artikel geven we 4 tips voor samenwerken op afstand.
Tip 1: zorg voor een vaste, duidelijke structuur
De kans is aanwezig dat er veel online meetings op een dag gepland staan. Meestal wil je deze meetings na afloop ook nog uitwerken. Voor jezelf of voor een collega. Het is effectiever om een meeting gelijk uit te werken; dan is alle informatie nog vers in het geheugen. Maar vaak kom je hier niet aan toe, omdat de volgende vergadering al weer gepland staat.
Het helpt om kortere videovergaderingen te plannen. Hiermee creëer je voor jezelf de ruimte om voor je volgende meeting nog e.e.a. uit te werken.
Tip 2: planningen maken en prioriteren
Heb jij wel eens de neiging om de opdracht die je als laatste hebt gekregen, als eerste uit te voeren? Het kan je helpen om een planning te maken met prioriteitenindeling. Dit kan op een kladblaadje of in een Excelsheet, maar je raakt al snel het overzicht kwijt als je het blaadje weglegt of het Excelbestand sluit. Vandaar werkt een whiteboard met post-its beter. Zo houd je constant overzicht over de taken die je nog wilt doen.
Hoe maak je dan zo’n planning op een whiteboard met post-its? Een effectieve manier is de Kanban-methode. Je maakt dan 3 kolommen: één voor de taken die je nog wilt doen, één voor de taken waar je nu mee bezig bent en één voor de taken die je hebt afgerond of opgeleverd. Microsoft Teams heeft ook een Kanban-functie, waardoor je de methode zowel op een whiteboard als online kunt gebruiken.
Tip 3: probeer een-op-een online meetings op kantoor te vermijden
Denk na over werkzaamheden die je thuis en op kantoor verricht. Probeer op kantoor taken te vermijden die je thuis net zo goed kunt doen. Denk bijvoorbeeld aan een-op-een online meetings, uittypen van interviews of gespreksverslagen, onderzoek op internet en korte updates over samenwerkingen of projecten.
Op kantoor kun je beter verbinding maken met je collega’s dan thuis achter je beeldscherm. Dus je besteedt je dagen op kantoor beter door samen te werken aan (intensieve) projecten. Bijvoorbeeld een brainstorm, (marketing) overleg, de kick-off van een project of juist de afsluiting ervan.
Tip 4: maak afspraken over bereikbaarheid
Herkenbaar? De ene collega belt jou en de andere stuurt je een chatbericht via Teams, terwijl je zelf liever een e-mail of een appje van hen wilt ontvangen. Als het om communiceren gaat, heeft iedereen een eigen voorkeur. Maak daarom afspraken hoe iedere collega bereikt wil worden én wanneer.
Spreek ook af met elkaar welke vragen wel en geen spoed hebben. Is het dringend? Dan kun je beter bellen of een videovergadering inplannen. Heeft het geen spoed? Dan is een chatbericht of een e-mail ook effectief.
Meer adviezen?
Wil je na het lezen van dit artikel “4 tips voor samenwerken op afstand” meer weten over hybride werken? De accountmanagers van Scando helpen je graag. Neem gerust even contact met ons op.
Hier lees je alvast meer over onze AV systemen.
