De wereldwijde pandemie veegde de conventionele kantooropstelling van tafel: overal gingen bedrijven hun werkplek in sneltempo herstructureren. Thuiswerken en hybride werkomgevingen maakten de weg vrij voor nieuwe digitale technologieën en dito methoden van organisatiecommunicatie. Veel op papier gebaseerde processen zijn inmiddels gedigitaliseerd. Maar de behoefte om teksten of documenten te printen blijft aanwezig. Waar moet je op letten als je een nieuwe kantoorprinter kiest voor een hybride werkplek?
1. Printerbeveiliging
Printers worden vaak over het hoofd gezien als het gaat om beveiliging. Jammer, want een onbeveiligde printer is een makkelijk doelwit voor cyberaanvallen in een hybride kantooromgeving. Om nog maar te zwijgen van printen op thuisapparatuur: daar is de kans nog groter dat gevoelige informatie uitlekt.
Een veilige printomgeving is dus erg belangrijk. Het kan met printers die beschikken over wachtwoordbeveiliging, data-encryptie en de mogelijkheid om gegevens te overschrijven of te wissen. Je doet er ook verstandig aan om voor een printoplossing te kiezen die beveiligd pull-printen biedt. Zulke oplossingen vragen eerst om een pincode of een andere verificatiemethode voordat ze opdrachten uit de afdrukwachtrij vrijgeven. Dat zorgt er niet alleen voor dat enkel de persoon die het document afdrukt het kan ophalen, maar vermindert ook het aantal onbedoelde of dubbele afdrukken. Zo bespaar je dan weer op papier-, inkt- en energiekosten.
2. Multifunctionele apparaten met netwerkconnectiviteit
Thuiswerkplekken zijn meestal minder ruim bemeten dan kantoren, dus één compact apparaat dat printen, kopiëren en scannen combineert is ideaal voor externe werknemers. Als dat apparaat bovendien verbinding kan maken met een netwerk kunnen thuiswerkers ook veilig rechtstreeks afdrukken op een kantoorprinter.
3. Kosten en efficiëntie
Tonergebruik, energieverbruik en lopende onderhoudskosten: printers kunnen duur uitvallen voor organisaties die hun machinepark niet zorgvuldig onder de loep nemen. Maar met de juiste printmanagementoplossing kunnen bedrijven hun printerpark afstemmen op hun reële behoeften. Betaal niet voor meer printers dan je nodig hebt en kies uitsluitend voor apparaten met een goede reputatie qua energiezuinigheid en tonergebruik. Eén goeie printer met een hoge capaciteit kan ook tijd, energie en kosten besparen voor organisaties die veel moeten printen.
Voor bedrijven die switchen naar externe en hybride werkomgevingen is het belangrijk om de juiste hardware en functies te kiezen met het oog op een productieve en veilige werkruimte. Konica Minolta is van onze leveranciers met een reeks toonaangevende printers voor zowel het kleinste kantoor als erg grote bedrijven.
De accountmanagers van Scando Nederland helpen je graag met je zoektocht naar een printer die voldoet aan jouw specifieke behoeften. Neem gerust even contact met ons op!
